Die Anmeldung der GmbH zum Firmenbuch erfolgt durch alle Geschäftsführer mit ihren notariell oder gerichtlich beglaubigten Unterschriften. Erst durch die Eintragung im Firmenbuch entsteht die GmbH rechtlich. Für die Eintragung ins Firmenbuch müssen folgende Informationen und Dokumente vorgelegt werden:
– Name der Firma: Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann als Sachfirma, Namensfirma oder auch als gemischte Firma geführt werden. Jedenfalls muss die Firma den Zusatz „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ bzw. GmbH führen.
– Rechtsform: GmbH
– Sitz der Gesellschaft
– Geschäftsanschrift
– Geschäftszweig (Unternehmensgegenstand)
– Datum des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages
– Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Anschrift aller Gesellschafter und die Höhe der von ihnen übernommenen und geleisteten Einlagen
– Höhe des GmbH-Stammkapitals
– Vor- und Zuname, Geburtsdatum der Geschäftsführer sowie Art und Beginn ihrer Vertretungsbefugnis
– Stichtag des Rechnungsabschlusses („Jahresabschluss zum…“)
– Wenn bestellt – Vor- und Zuname, Geburtsdatum der Aufsichtsratsmitglieder und ihre Funktion
– Erklärung der Geschäftsführer über die ordnungsgemäße Aufbringung des GmbH-Stammkapitals
– Gegebenenfalls Informationen über die Inanspruchnahme der Gründungsprivilegierung
Nach der Firmenbucheintragung müssen weitere behördliche Anmeldungen erfolgen. Ist die GmbH gewerblich tätig, benötigt sie einen Gewerbeschein und eine Gewerbeberechtigung. Diese muss auf die GmbH lauten und kann erst nach der Firmenbucheintragung erfolgen.
Innerhalb eines Monats nach Beurkundung des Gesellschaftsvertrages muss zudem die steuerliche Anmeldung beim zuständigen Finanzamt erfolgen. Dies geschieht über einen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung von Kapitalgesellschaften“, in dem Angaben zum Unternehmensgegenstand, zur Form der Bar- oder Sachgründung und zu Lohn- und Umsatzsteuern gemacht werden müssen.